1

Een to do lijst die werkt, ook voor jou!

“Dat ziet er wel een leuke app uit, maar bij mij werkt dat toch niet, zo’n takenlijst.” Iedereen die zich in deze uitspraak herkent, nodig ik bij deze uit om verder te lezen. Wie de kunst van de takenlijst al onder de knie heeft, mag in de reacties haar/zijn tips and tricks neerschrijven.

Vaststellen dat een systeem niet werkt is fantastisch. Goed, je zit dan wel midden in een hoop ongewenste chaos, maar er is alvast het inzicht dat er verandering moet komen. Misschien ligt het systeem dat je gebruikt je helemaal niet. Papieren lijstjes hebben bij mij de neiging onleesbaar te zijn en al snel een rommeltje te worden. Ik smijt er dan ook graag wat technologie tegenaan, al is de ene app de andere niet.

Maar er is ook nog de eindgebruiker; jij dus. En of je nu analoog of digitaal werkt, de principes van een goede to do lijst zijn voor iedereen hetzelfde. Is dat even gemakkelijk om er een blog over te schrijven 🙂

Eerst een aantal inleidende gedachten:

1. Deze post gaat over het maken van een to do lijst of takenlijst. Niet over wenslijsten. Het is helemaal ok om alles wat je ooit wilt realiseren in een lijstje te dumpen, maar blijf vooral realistisch wat betreft de timing.

2. Deze post gaat over het maken van 1 lijst. Geen 7 verschillende, die zich overal en nergens bevinden en op het moment suprême zelfs onvindbaar zijn.

3. Ik heb me een tijdje geleden gerealiseerd dat ik mijn planning op het werk anders aanpak dan thuis. Op het werk houd ik vast aan time blocking, thuis doe ik dat niet. Dat maakt dat ik op beide plekken anders omga met een takenlijst. Om het gemakkelijk te houden, heb ik het verder in deze tekst enkel over privé-aangelegenheden. Er volgt later nog een stukje over hoe ik me op het werk organiseer.

En we zijn vertrokken…

Een goede takenlijst is er niet enkel voor dingen die hier en nu dringend zijn. In tegendeel: een goede takenlijst helpt je op langere termijn al die ballen waarmee je jongleert op een min of meer elegante manier in de lucht te houden. Ik heb vorige week het jaarlijkse onderhoud en de controle van de wagen geregeld en meteen 2 nieuwe taken toegevoegd aan mijn lijstje voor 5 april 2023. (En aangezien de keuringsstations in de buurt al volgeboekt waren tot na de vervaldatum van het huidige keuringsbewijs, heb ik de herinneringsdatum wat opgeschoven.) Moet ik dus niet meer aan denken.

Woensdag 5 april is trouwens een willekeurige datum. Op dit moment werk ik niet op woensdag, maar dan misschien wel. Of is er iets anders aan de hand waardoor die dag niet zo goed uitkomt. Daarom heb ik 1 keer per week een vergadering met mezelf, mijn agenda en mijn takenlijst en bekijk ik de planning voor de volgende week. Ik zou morgenavond normaal gezien een aantal dingen opzoeken voor mijn boek, maar aangezien ik voor het werk op een beurs sta en pas laat thuis ben, is dat geen optie. Het item verschuift dus naar een andere dag. Ik kan na de beurs dus rustig naar huis rijden en me daarna languit in de zetel gooien.

Taken die langer dan 30 minuten in beslag nemen, horen niet op een takenlijst. Wel in je agenda. Maar soms spring ik erg creatief om met die regel. Bij voorbeeld als het gaat over het invullen van de belastingbrief. Nadat ik in juni 2021 onze aangifte indiende, maakte ik een nieuwe taak aan met als vervaldatum 1 juni 2022. Die taak zal dus binnen 2 weken omgezet worden in een agenda-item en van de takenlijst verdwijnen. Al is de kans groter dat ik de datum nog een paar keer verschuif en dan pas aan deze niet-zo-geliefde-klus begin. (Dat is dus een extra tip: geef jezelf wat marge!)

“Dagelijks genoeg bewegen” is ondertussen een routine geworden en is noch op mijn takenlijst noch in mijn agenda terug te vinden. Maar in de aanloop naar een nieuwe gewoonte kan je dat gerust doen. Niets zo leuk als taken afvinken. Entlistungsfreude, heet dat dan. Maar behoed jezelf er voor eerst de leuke taken aan te pakken en de saaiere klussen te laten liggen.

Daarom kan het helpen om grotere projecten, die niet op de takenlijst komen, op te splitsen in deeltaken. “Ik ga de zolder opruimen”, is een prachtig voornemen. Maar als je het zo formuleert, is de kans op slagen nihil. Taak 1 op de lijst: plan van aanpak maken. En dus niet “de zolder opruimen”.

Tijdens de wekelijkse interne meeting knoop ik dus alle losse eindjes aan elkaar. Ik verzamel in een week tijd heel wat links van artikelen die ik nog wil lezen of You Tube-filmpjes die me het bekijken waard lijken. De herhalende taak “media bekijken” wordt pas afgevinkt nadat alles is ingeroosterd (of verwijderd, omdat het al bij al toch niet zo boeiend blijkt te zijn). Mezelf mailen om me ergens aan te herinneren doe ik niet meer; ik verzamel alles in de inbox van mijn app. Maar dat wil niet zeggen dat het altijd meteen volwaardige taken zijn.

Een greep uit het assortiment dat ik tijdens mijn laatste productiviteitsrondje te verwerken kreeg:

  • rugschool?
  • info zoeken!
  • een naam en een telefoonnummer
  • dual sim?
  • boek

Allemaal zaken die erg logisch waren op het moment dat ik ze in de inbox zette, maar na een paar dagen vaak veel minder duidelijk zijn. Daarom is het goed om regelmatig het lijstje uit te mesten.

Ik schreef al dat een taak maximum 30 minuten mag duren. Een goed item op de lijst moet daarenboven meteen duidelijkheid geven. Dit kan onder andere door er een uitvoerbaar werkwoord aan toe te voegen.

“Rugschool?” zou “nieuwe afspraken bij de rugschool maken” kunnen worden. Die taak plan ik in op woensdag; de eerstvolgende keer dat ik naar de revalidatie ga. Om het mezelf makkelijk te maken, noteer ik dat ik afspraken wil maken vanaf 1 juni. Hop, klaar.

“Info zoeken!”. Ja, dat was een leuke. Na veel te lang nadenken heb ik er op gegokt dat dit item hetzelfde was als “dual sim?”. Maar het had ook iets anders kunnen geweest zijn. Dat zal dan binnenkort wel blijken. Maar goed, dual sim dus. Ik heb een privé-gsm en eentje van het werk. Die laatste is ingesteld dat hij me buiten de kantooruren niet stoort, maar heeft elke maandag een platte batterij. En dat durf ik wel eens te vergeten. Zo zijn er nog wel wat ongemakken en dus overweeg ik som beide simkaarten in 1 toestel te steken. Alleen moet ik eerst nog bekijken hoe dat dan juist zit met instellingen, gebruik van 4G en of ik met beide nummers kan WhatsAppen. Ik heb de taak omgevormd naar “antwoord zoeken op praktische vragen ivm gebruik 2 simkaarten” en een paar weken verder geschoven. Tijdens de examenperiode ben ik thuis en heb ik hopelijk tijd voor dat soort zaken.

Die naam en dat telefoonnummer moesten aan mijn contactenlijst worden toegevoegd. Dat was dus eigenlijk geen taak.

“Boek”. Geen taak, wel een project. Ik heb een hele tijd geleden een planning opgesteld, maar door omstandigheden is er werk blijven liggen. Tijd dus om de tijdlijn te herbekijken en bij te sturen waar nodig. En zo staat het uiteindelijk op vrijdag ingepland als taak.

Soms noteer ik bij een taak hoe lang ze zal duren, maar ook niet altijd. Door bij het inplannen goed na te denken of iets een taak of een agendapunt is, vang je op voorhand mogelijk tijdstekort op.

Ja, er kruipt tijd in het opstellen en onderhouden van een goede takenlijst. Dat lijkt in het begin misschien contraproductief, maar mijn geeft het net meer rust en overzicht.




Planning en plannen

Toen ik in oktober aan deze blog begon, met een uploadfrequentie van 2 keer per week, wist ik dat het een uitdaging zou worden. Want het leven is meer dan bloggen alleen.

Toen ik in oktober aan deze blog begon, wist ik nog niet dat mijn rugprobleem een chronische aangelegenheid zou worden.

Toen ik in oktober aan deze blog begon, was ik nog niet overvallen door een zot idee, waarvan de meesten ondertussen al weten dat er een boek in de pijplijn zit.

En dus…

Aangezien ik de volgende 4 tot 5 maanden een revalidatieprogramma volg, waardoor ik plots 6 uur per week op een andere manier invul…

Aangezien dat boek niet in zijn eentje komt aanstormen, maar een heel pakket van activiteiten-als-zelfstandige-in-bijberoep met zich meebrengt (denk “schrijfworkshops”, “individuele schrijftraining” en “nog-wat-dingen-die-met-taal-te-maken-hebben”)…

Aangezien een dag maar 24 uur duurt en ik nooit veel last heb gehad van verveling…

Blog ik vanaf nu nog 1 keer per week. Op maandag. Zodat iedereen de week goed kan beginnen. Stay tuned, er is nog veel plezant materiaal onderweg!




Goed geëindigd is helemaal gewonnen!

Om 5.00 uur uit mijn bedje kruipen? Geen probleem, met plezier zelfs. Maar dan wel om gewoon-e-dingen te doen en niet om als een ongeleid projectiel (maar wel op kousenvoeten, want de huisgenoten slapen nog) door het huis te vliegen om rap rap alles in orde te brengen voor de nieuwe dag.

De ochtenden zijn er voor mij en de katten. En nog een aantal praktische zaken, die ik tot een minimum probeer te beperken. En dus start een goede dag eigenlijk al de avond voordien.

De eerste fase van mijn avondroutine bestaat uit een wandelingetje met Muts (onze kat) en een knuffelsessie met Ballu, Muesli en Puma (die bijna 2 worden en echt geen kittens meer genoemd kunnen worden).

Daarna bekijk ik mijn agenda voor de volgende dag. Zowel mijn persoonlijke agenda als mijn werkagenda, maar dat laatste enkel om ervoor te zorgen dat ik op de juiste vestiging opstart. Ook het takenlijstje wordt overlopen. Op die manier voorkom ik onverwachte verrassingen de volgende dag en weet ik op tijd wie ik een gelukkige verjaardag mag wensen.

De vaatwasser wordt leeggemaakt en de ontbijtboel belandt op het aanrecht. Ook aan de lunch wordt gedacht; wie neemt er wat mee, in welke verpakking, welke snacks moeten worden klaargelegd en staat er al een fles water in de koelkast? (Het Sodastreamen zelf doe ik ’s ochtends.) Als er nog iets ontdooid moet worden, is dit het ideale moment om een verhuis uit de vriezer naar de koelkast te regelen.

Ik zet mijn laptoptas in de gang, check of er op de trap spullen liggen die naar boven moeten (en neem ze ook effectief mee!) en leg mijn kleren voor de volgende dag klaar in de badkamer. Af en toe reinig ik mijn bril dan al, maar meestal is dat een taakje voor ’s ochtends.

Als laatste scherm-activiteit registreer ik 3 leuke dingen van die dag en daarna is het tijd om helemaal uit te bollen met een boek of een podcast. (Of ik steek nog snel een wasje in de machine in, die ik programmeer om ’s ochtends klaar te zijn.)

En dan… Bedje in en snurken tegen de sterren op!

Waarom ik dan zo vroeg opsta? Om rustig aan de dag te kunnen beginnen. Om quality time met de tuintijgers te kunnen hebben. Om rustig mijn ademhalingsoefeningen en yoga te kunnen doen. Om rustig te kunnen ontbijten. En om marge te hebben, just in case. En als de wereld die dag niet vergaat, heb ik lekker extra tijd om nog een beetje te lezen. Heerlijk toch?

(Weten waarom je iets doet helpt trouwens om je aan je routine te houden. Stikkapot? Doe het toch maar, je zal jezelf de volgende ochtend dankbaar zijn. Een late vergadering? Handel je taken vroeger op de avond af, na je meeting heb je daar écht geen zin meer in.)

Goed, dat vroege opstaan is leuk voor ochtendmensen. Maar jezelf ’s ochtends, hoe laat dat ook mag zijn, een rustige start gunnen, kan elk type mens. Ook nachtraven. Probeer het maar eens. Tenzij je partner al ligt te slapen en jij nog in de kleerkast wil duiken. Wacht daar dan maar even mee tot de volgende dag 🙂




Haa twee joo

Niets is zo flexibel als de planning van mijn blogjes. Ik had beloofd midden februari een update te geven van mijn “goed voornemen voor 2022“, maar met Tournée Minérale in het vooruitzicht leek vandaag me een beter moment.

Tournée Minérale is een sensibiliseringscampagne waarmee de VAD iedereen oproept om een maand geen alcohol te drinken. Ik had het eerst verwoord als “een maand lang”, maar qua lengte valt het wel mee aangezien februari de kortste maand van het jaar is. #positiefje

Voor alle duidelijkheid: ik doe niet mee met Tournée Minerale. Dit omdat mijn jaarlijkse alcholconsumptie sowieso belachelijk laag ligt. (Al dronk ik op zaterdag 31 juli 2021 wel 3 krieken na elkaar… en waren dat eigenlijk ook de enige krieken die ik in 2021 dronk. Ze waren trouwens binnen de kortste keren weer uitgezweet. Kampterreinen opbouwen is hard labeur, weet u wel.)

Maar: ik doe wél een warme oproep om eens na te denken hoeveel alcohol jij op een week verzet. Op de site van de Druglijn staat dat: “Om de risico’s van alcoholgebruik te beperken, drink je best niet meer dan 10 standaardglazen per week.” Onderstaand overzicht geeft per type glas/consumptie het equivalent aan standaardglazen weer. You do the math.

Terug naar mijn “goed voornemen voor 2022”. Dat had niets te maken met het verminderen van alcohol, wel met het vermeerderen van mijn waterconsumptie.

Ik sloeg mijn eigen goede raad over het opbouwen van een goede gewoonte volledig in de wind en bracht de eerste dagen opvallend meer tijd door op het toilet. Mijn lichaam wist namelijk niet wat er gebeurde en leidde het water zonder boe of bah rechtstreeks naar de uitgang. Opname van mineralen? Geen tijd voor! Lichaam zuiveren? Ben je gek? Ik schroefde de litertjes terug en liet mijn lichaam rustig wennen. Véél beter.

Dat appje dat ik installeerde? Mja, dat was ook niet de meest intelligente toepassing in de Play Store. Een heel statisch gebeuren, dat geen rekening hield met het moment waarop ik de laatste keer had gedronken én hoeveel water ik naar binnen had gewerkt. Ik probeerde nog wat andere apps, maar hét gratis gat in de markt moet nog worden uitgevonden.

Op het werk lukt water drinken goed, al had ik meer verwacht van mijn voornemen om thee te zetten. De realiteit leert dat ik te lang wacht met drinken en niet elke thee is lekker wanneer hij is afgekoeld. De ochtendbevoorrading, waarbij ik een lading water mee naar boven neem, is van cruciaal belang. Voor mijn conditie zou het beter zijn als ik voor elk glas naar beneden ging, maar die discipline kan ik niet opbrengen.

Thuis zijn de resultaten niet denderend. ’s Ochtends 1 tas thee, in de loop van de dag een paar glazen water en met een beetje geluk denk ik er aan een waterfles te vullen wanneer ik op stap ga. Er is dus nog ruimte voor verbetering.

Je moet er trouwens eens op letten hoe vaak mensen zich voornemen iets te gaan/zullen veranderen. Zelfs de mensen die zeggen dat ze nooit goede voornemens maken. ’t Is mij de voorbije weken énorm hard opgevallen 🙂




Just Todoist!

“En als alles goed gaat, post ik donderdag nog eens een organisatorisch blogje,” stuurde ik zondagavond naar een collega. Op maandag begon de tienerdochter aan haar stage en werd ik vroege-shiften-taxichauffeur. En moest ik ook nog 3 keer scoutsvergaderen op 2 dagen tijd. Nadat mijn bril de strijd met een mondmasker had verloren dwong zich een bezoekje aan de optieker op. Ja, het is écht het ideale moment om over tijds- en/of energiemanagement te schrijven. Mocht het dus allemaal een beetje verwarrend zijn; het ligt niet aan jou, noch aan het programma waarover ik het vandaag heb.

En dat is Todoist, “The Ultimate Task Management Software To Organize Your Work And Life”. Klinkt veelbelovend, niet? Todoist heeft niet alleen een website, maar ook apps voor desktops, smartphones en wearables. Er zijn ook browser-extensies en add-ons voor gmail en outlook.

Laten we beginnen bij het begin. Je surft naar de website en maakt een gratis account aan door je te registreren.

Nadat je een aantal stappen hebt doorlopen, kom je in het startscherm terecht.

Links in beeld zie je volgende mappen:

  • inbox: Deze map werkt een beetje zoals je mailbox. Incomplete taken die nog niet aan een project zijn gekoppeld, komen hier terecht.
  • vandaag: Hier vind je alle taken die je voor die dag hebt ingepland.
  • aankomend: Hier vind je alle toekomstige taken, gesorteerd op datum.
  • filters en labels: Voor een overzicht van alle filters en labels klik je hierop.

Aangezien je nog geen taken hebt toegevoegd, zijn alle mappen op dit moment helemaal leeg.

Onder “projecten” zet Todoist je op weg om zelf aan de slag te gaan. (Zeker doen, maar eerst deze blog verder lezen!)

Rechts krijg je een overzicht van je taken voor die dag.

Rechts bovenaan tenslotte zie je een balk met daarin:

  • de mogelijkheid om een taak snel toe te voegen
  • het overzicht van je productiviteit
  • de help-knop
  • het belletje van de notificaties
  • via het icoontje uiterst rechts kan je je instellingen aanpassen

Genoeg theorie, aanpassen kan later. Laten we aan de slag gaan.

Of nee, wacht nog even. Denk eerst goed na welke taken je in je takenlijst wil opnemen. Bij mij is de regel dat alles wat langer dan 30 minuten duurt (zoals het schrijven van een blog) meteen in mijn agenda wordt ingepland. Duurt het korter (zoals het uploaden van die blog), dan komt het in Todoist te staan. Ik schreef in november nog over mijn wasroutines. Wel, die staan dus ook in Todoist. Op zich duurt dat wassen en drogen langer dan een half uur, maar het is niet zo dat mijn aanwezigheid daarbij heel de tijd vereist is. Je kiest je eigen logica natuurlijk helemaal zelf. Zorg wel dat je hem consistent doortrekt. Of bijstuurt…

Terug naar Todoist. Klik in het midden van het startscherm op “een taak toevoegen“. Bij elke nieuwe taak is het de bedoeling om ze een naam en uitvoeringsdatum te geven en toe te wijzen aan een project. Bij voorbeeld: ik maak de taak “vuilnis” aan, om me er op 21/01/2022 aan te herinneren dat ik voor het project “gezin” het vuilnis op de stoep moet zetten. Door op de veldjes “vandaag” en “inbox” te klikken pas je deze aan. Nadat ik alles heb ingevuld, krijg ik dit beeld:

Klikken op “taak toevoegen” en je eerste taak zit in Todoist. Proficiat!

Zin in extra toeters en bellen? Klik dan nog niet op “taak toevoegen”, maar klik op de icoontjes rechts onderaan. Met het eerste voeg je een label toe aan je taak. Ik kies voor “huishouden”. Via het vlaggetje ken je een prioriteit toe aan je taak. Er zijn 4 verschillende niveaus, waarbij je best weer een logica ontwikkelt om het een beetje overzichtelijk te houden. Ik kies prioriteit 1, want anders moet ik weer 2 weken wachten voor de PMD-zakken worden opgehaald. (Pssst: je moet geen prioriteiten toekennen. Ik doe dit normaal gezien nooit. Ik zal de dag zelf wel oordelen wat dringend is en wat niet.) Met een betalend account kan je een herinnering instellen. In de gratis versie kan dit niet. (Verder meer over de verschillen tussen de gratis versie en de betalende.)

De taak is nu klaar om toegevoegd te worden. Je vindt ze terug onder “aankomend” of onder “projecten” bij “gezin”.

Op die manier maak je op een snelle manier eenvoudige taken aan. Een boek afhalen bij de bib, het medicijnkastje opkuisen, de belastingbrief invullen,…

Ik werk trouwens met 3 projecten: persoonlijk, gezin en sociaal. Aangezien je meerdere tags een 1 taak kan koppelen, kan ik op die manier bepalen of de taak te maken heeft met gezondheid, mijn blog, de scouts,… Dat filtersysteem was er zeker niet van in het begin en is er door ervaring gekomen. Je ontdekt zelf wel wat (niet) werkt.

“Jamaar, die vuilkar komt toch elke week”, hoor ik je denken. Klopt. Laten we van een eenmalige taak dus een herhalende taak maken. Ik typ “vuilnis” in de taakbalk links bovenaan en heb snel het juiste item te pakken. Ik klik het open en typ “elke vrijdag” achter de naam van de taak. Hierdoor weet Todoist dat deze taak wekelijks op mijn lijstje moet staan. Er verschijnen 2 pijltjes naast de uitvoeringsdatum.

(Opgelet: in je totale overzicht zie je herhalende taken maar 1 keer staan, namelijk de eerstvolgende keer dat de taak moet worden uitgevoerd. Pas wanneer je de taak markeert als “gedaan” verschuift ze naar de eerstvolgende uitvoeringsdatum.)

Zin om aan een sneltempo een nieuwe taak toe te voegen? Elk systeem heeft een gemakkelijke manier omdat te doen. In Windows druk je op de letter “Q” om een nieuw taakvenster te openen. Bij voorbeeld: ik wil elke maandag de gekleurde was doen. Op de bovenste lijn typ ik “Gekleurde was elke maandag #gezin @huishouden”. Todoist vertaalt dit naar:

En hopla, weer een taakje erbij.

Moet je van de dokter een week lang medicatie nemen en heb je schrik dat je dat zal vergeten? Todoist is je partner. Typ “Antibiotica 7 dagen #persoonlijk @medicatie” en het staat op je lijstje.

Het bijwerken van mijn social media heb ik ingepland als “Social media elke donderdag en maandag #persoonlijk @blog”. De taak komt elke donderdag én elke maandag op de planning.

Je kan trouwens onder de naam van een taak een omschrijving toevoegen. Of de taak opdelen in subtaken. Of, ook handig, commentaren en bijlagen toevoegen.

Zodra je een aantal taken in het systeem hebt gepompt, begint je lijstje mooi aan te groeien. Via “vandaag” heb je een overzicht van wat je die dag te wachten staat. Taak volbracht? Bolletje afvinken en ze verdwijnt van je lijstje. Komt het die dag echt niet goed uit en kan de taak worden uitgesteld? Dan open je ze en pas je de datum aan.

Pro tip. Bij herhalende taken heeft het aanpassen van de huidige uitvoeringsdatum geen impact op de geplande volgende. Als er elke maandag een gekleurd wasje moet worden gedraaid en ik het item deze week naar dinsdag verplaats, komt de taak volgende week opnieuw op maandag op het lijstje. Tenzij ik in de taak “elke maandag” aanpas naar “elke dinsdag”. Bij taken die je om de x-aantal dagen moet doen, heb je 2 mogelijkheden. Ofwel kies je voor iets als “elke 5 dagen” en dan blijft Todoist tellen in 5 dagen vanaf de allereerste datum. Maar… Voorbeeld uit de praktijk. Ons kattenluik werkt op heroplaadbare batterijen, waarvan we ondertussen weten dat die elke 5 dagen moeten worden opgeladen. Wanneer ik op zondag zie dat de batterijen maandag moeten worden opgeladen, verschuif ik die taak wel eens naar zondag. Soms schuif ik de taak ook naar een dag later (na controle van het batterijniveau). Het zou helemaal fout lopen met “elke 5 dagen”. In plaats daarvan typ je “elke! 5 dagen”. De nieuwe uitvoeringsdatum wordt dan berekend aan de hand van de datum waarop de laatste keer een bolletje werd afgevinkt.

(Ja, dat klinkt allemaal ingewikkeld, maar eens je er mee bezig bent, is het de logica zelve. En anders is er altijd Google 🙂 )

(De wakkere lezer heeft dankzij de print screen hierboven gespot dat je projecten niet alleen een naam, maar ook een icoontje kan geven én dat je de kleur van het bolletje kan aanpassen. Dit doe je door links in beeld naast het betreffende project op de 3 bolletjes te klikken en dan te kiezen voor “project aanpassen“. Het icoontje moet je copy/pasten uit één of ander lijstje.)

Super pro tip. Mail jij ook taakjes en ideeën naar jezelf en verdwijnen die dan ergens in je mailbox? Je kan Todoist mailen! Ik gebruik de “inbox” als dumpplek voor taken die ik later deftig wil verwerken. Maar je kan ook rechtstreeks naar een bepaald project mailen. Je komt het mailadres te weten door op de 3 puntjes naast de map te klikken (bij “inbox” staan die in het rechter scherm) en kiest dan voor “taken naar dit project e-mailen”. Het adres dat je dan krijgt, zet je best meteen in het adresboek van je mailprogramma. (En maak meteen “inbox verwerken” als herhalende taak op het lijstje 🙂 )

Hoe ga je nu met die gigantische lijst aan de slag? Wie veel achter haar/zijn computer/laptop/tablet zit, kan daar elke ochtend/middag/avond via de website bekijken wat er allemaal moet gebeuren die dag. Je kan Todoist ook integreren met je Google Agenda. Een idee dat bij mij heel snel sneuvelde omdat mijn kalender-widget erg onoverzichtelijk werd.

Ik gebruik vooral de Todoist-widget op mijn smartphone om me op het juiste pad te houden. Een extern geheugen dat je altijd bij de hand hebt en super overzichtelijk is.

Voor je hoofd helemaal ontploft van al deze informatie: zoals gezegd is er een gratis versie en een pro versie. Todoist lijst zelf op wat de verschillen zijn. Ikzelf vind het niet nodig om 36 EUR per jaar te investeren, maar er zijn zeker redenen om het wel te doen. Zoals herinneringen ontvangen, een uitgebreide geschiedenis hebben of grote bestanden kunnen uploaden.

Goesting om zelf aan de slag te gaan? Begin bij het begin. Start met een paar taken en werk elke dag een beetje aan dit nieuwe project. Je gaat nog heel veel over het systeem (en jezelf) ontdekken dat je hierboven niet kan terugvinden. Heb je hulp nodig? Op Google kan je veel hulpbronnen vinden, maar je mag mij ook altijd een seintje geven. Samen komen we er wel uit. Veel succes alvast!




Maak je voornemen(s) goed!

“Tout objectif sans plan n’est qu’un souhait.”

Antoine de Saint-Exupéry (ja, die van De Kleine Prins)

Het nieuwe jaar komt in zicht en dus vroeg ik me af of er op dit moment veel goede voornemens worden gemaakt.

Een snelle rondvraag op Facebook leerde dat:

  • Er publiekelijk vooral grappige antwoorden werden gegeven. De privé-berichten waren diepgaander. Delen we onze voornemens niet graag met anderen?
  • Ongeveer 1/3e van de antwoorden kwam van mensen die ergens mee gaan stoppen of minderen. Roken, doelloos scrollen, zich druk maken in pietluttige dingen of binge watchen.
  • Een even grote groep wil in 2022 ergens mee beginnen. Gezonder eten, meer sporten, tijd maken om te lezen of eindelijk wat assertiever worden.
  • En dan is er nog de boeiende categorie van mensen die geen goede voornemens maakt. Nooit gedaan, niet op dit moment van het jaar of niet meer, omdat het toch nooit lukt.

En ik vond dat ongemeen boeiende info 🙂

Berichtje aan de mensen die nog nooit goede voornemens hebben gehad en niet van plan zijn daar in de toekomst verandering in te brengen: jullie heb ik vandaag weinig te bieden. Maar lees gerust verder.

Berichtje aan alle andere lezers: let’s do this!

Eerst nog enkele bedenkingen:

Punt 1 – en terecht aangegeven door een aantal bevraagden. Het is niet omdat 1 januari de eerste dag van het jaar is, dat het ook de eerste dag van je nieuwe leven moet zijn. Je kan op eender welke dag aan de uitvoering van je goede voornemen beginnen. Stort je niet halsoverkop in een nieuw avontuur. Maar wacht ook niet te lang, want dan is de goesting misschien helemaal weg.

Punt 2 – belangrijk voor al wie haar/zijn plannen na enkele weken in rook zag opgaan. Beperk het aantal goede voornemens. Beter 1 goed uitgewerkt en uitvoerbaar plan dan chaos die gedoemd is om te mislukken. Heb je toch meerdere ideeën op je lijstje staan? Spreid de beginmomenten dan in tijd. Gemiddeld duurt het 66 dagen voor je een nieuwe gewoonte onder de knie hebt. Wees geduldig!

En dan… Het echte werk. Ho, stop! Zet die startblokken nog even aan de kant. Er moet eerst nagedacht worden! Zet je dus even rustig neer om volgende vragen te bekijken.

Stap 1. Wat wil je juist doen of bereiken? Maak een concreet en realistisch plan, dat je positief formuleert.

  • Voor wie ergens mee wil stoppen of minderen: draai het even om. Wat wil je dan meer?
  • Voor wie ergens mee wil beginnen: jij bent al op de goede weg.
  • Voor wie er niet meer aan wil beginnen: volgens mij ging het vorige keer in deze fase al fout.
  • Voor iedereen: je hebt echt wel meer dan 1 woord nodig om je voornemen te omschrijven.

Stap 2. Waarom maak je een goed voornemen? Weet waarom je doel belangrijk is.

  • Voor wie ergens mee wil stoppen: je waarde/doel ligt vermoedelijk lijnrecht tegenover het gedrag waarmee je wilt stoppen.
  • Voor wie ergens mee wil beginnen: maak jezelf er niet te gemakkelijk vanaf. Stel jezelf een paar keer de vraag: “Wat bedoel ik daar juist mee?”.
  • Voor wie er niet meer aan wil beginnen: kriebelt het al om een plan uit te werken?

Stap 3. Hoe pak je het aan? Een als-dan-plan. Dé beste manier om je goede voornemen te koppelen aan effectief gedrag. Het is geen to-do-lijstje. Wel een plan waarbij je vastlegt: “als situatie X gebeurt, dan doe ik Y”.

Stap 4. De uitvoering. Goed nieuws: hoe beter je over je plan hebt nagedacht, hoe groter je slaagkansen.

Nog wat extra tips?

  • Je kan volle gas aan iets nieuws beginnen, maar opbouwen (of afbouwen) kan net zo goed. Jij bepaalt immers zelf de planning.
  • Roep een hulpbron in; je staat er tenslotte niet alleen voor.
  • Je voornemens delen met anderen levert vaak supporters en interessante gesprekken op.
  • Je plannen delen met jezelf, door je huis vol briefjes te hangen of je nieuwe gewoonte te tracken, geeft je die extra boost.

Stap 5. Neem de hindernissen! Stel je plannen bij! Als het leven echt altijd e-zie zou zijn, dan moest je al lang geen goede voornemens meer maken. Je zou immers de perfectie zelve zijn. Gelukkig is de realiteit anders en worden we regelmatig uitgedaagd. Vergaderingen lopen uit, kinderen worden ziek en goesting leidt een eigen leven. Kortom: life happens. Op een aantal zaken kan je anticiperen. Andere struikelblokken probeer je elegant te nemen. Denk niet in termen van “falen”; je mag dagen missen. Zolang je daarna maar de kans grijpt om door te gaan zoals je bezig was. (Ik kies bewust voor deze bewoording in plaats van “terug te beginnen”. Zie de nuance!)

Stap 6. Wees fier op jezelf en beloon jezelf op tijd en stond. Héél belangrijk. Misschien kan je op voorhand een paar beloningen verzinnen?

Dus euh? Aan de slag nu? Dat mag. Of je leest gewoon lekker verder.

Mijn voornemen voor 2022 luidde initieel “meer water drinken”. Nu zat ik op het punt waarop minder moeilijk kon. Op het werk haal ik met enige inspanning een liter per dag, maar deeltijds werken en veel vakantiedagen is niet bepaald een garantie voor veel waterconsumptie.

Meer water dus. Hoeveel water per dag dan? En vanaf wanneer? En mag het enkel water zijn? Na wat opzoekwerk kwam ik tot: “Vanaf morgen drink ik elke dag 2.5 liter water. Dat mag gewoon water zijn (plat of bruisend), water met een smaakje (munt, gember of een stukje fruit) of cafeïnevrije thee (kruidenthee of fruitthee).” Klinkt al een heel pak beter, niet?

Bijkomend voordeel van die 2.5 liter water per dag: mijn frisdrank-consumptie zal zienderogen dalen. Ik moet me dus meteen niet meer voornemen om minder frisdrank te drinken. Wat sowieso geen goed geformuleerd voornemen zou zijn.

Waarom ik meer water wil drinken? Niet omdat de boekskes me dat regelmatig vertellen. Niet omdat de dokter onlangs predikte dat het gezond is. (Alhoewel…) Wel omdat ik eind 2020 veel meer water dronk dan nu en me toen fitter en frisser voelde. OK, fijn dat ik me daar bewust van ben; ik heb mijn échte beweegreden gevonden.

Ik heb een plan nodig om die 2.5 liter water te spreiden over de dag. Mijn nieren kunnen per uur tussen de 0.7 liter en 1 liter verwerken. Maar als ik 3 keer per dag een grote hoeveelheid water drink, voel ik me daarna opgeblazen en worden er spurtjes naar het toilet getrokken. Een spreidingsplan dus. “Voor elke maaltijd drink ik een groot glas water. Op het werk drink ik tussen de pauzes een tas thee. (Als-dan!) Ik download een appje dat me er regelmatig aan herinnert dat ik water moet drinken.” Kijk, dat is een plan en ik heb meteen een hulpbron ingeschakeld.

Dat appje helpt me trouwens ook mijn consumptiegedrag te tracken. Ik kan zien hoe vaak ik drink en hoeveel ik per dag verzet. Door het op mijn blog te delen, weet meteen heel de wereld dat ik gezond bezig ben. Vanaf nu neem ik steeds een fles water mee als ik de deur uitga. Op die manier kan ik me niet verschuilen achter het excuus dat ik niets te drinken bij me had.

Sounds like a plan? Het zal wel niet! Ik ben ondertussen een dikke week bezig met mijn water-plan en het gaat vlotjes. Midden februari, als de nieuwe gewoonte ingebakken zou moeten zijn, breng ik verslag uit van de stand van zaken!

Heb jij plannen voor 2022? Hoe pak je die aan? Had je plannen voor 2021 en zijn die gelukt? Ik ben – zoals altijd – heel erg benieuwd! Oh: eindejaarsaanbod voor wie nog een extra helpende hand kan gebruiken. Ik heb expertise in de aanbieding! Geef gerust een seintje.