“Schrijf het op een briefje.”

Een situatie die ik vooral met mijn jonge(re) jaren associeer. Gesprekspartner 1 zegt al lachend: “Ik zal het onthouden!”. Waarop de andere schertsend adviseert: “Schrijf het op een briefje.”.

Leuk idee. Maar wat doe je dan met die briefjes? Waar bewaar je ze? Hoe houd je het overzicht? En vooral: hoe zet je die dingen efficiënt in?

Tijd om kennis te maken met Keep; het digitale post-it prikbord van Google. Naast de website zijn er ook de apps voor Android en IOS, waardoor je je lijstjes altijd in je broekzak of handtas hebt zitten. Handig!

Waarvoor kan je Keep allemaal gebruiken?

  • tekstnotities
  • lijsten met afvinkbare selectievakjes
  • audio-opnames
  • fotonotities
  • tekennotities

Bij je eerste bezoek aan Keep is je scherm nog maagdelijk leeg. Tijd dus om je eerste notitie te maken.

Je bent op het internet een leuke tekst tegengekomen die je wilt bewaren. Even kopiëren, plakken in een nieuwe notitie en klaar. Heb je zelf inspiratie? Open een nieuwe notitie, typ je tekst en het is gefixt.

Wil je de achtergrond van je digitale post-it een ander kleurtje geven? Dat kan. Druk op het paletje onderaan de nota en geef er je eigen twist aan. Nadat je op “sluiten” hebt geklikt, hangt je eerste briefje op het prikbord.

Stuur je nog vakantiekaartjes die je met de hand schrijft? In mijn lijstje zitten adressen van mensen die elk jaar buitenlandse post ontvangen.

De lijsten met afvinkbare selectievakjes zijn mijn favoriet. De takenlijst, de boodschappenlijst en de verlanglijst. Je vult ze aan wanneer iets je te binnen schiet en op die manier is je lijstje altijd up to date.

Je maakt een nieuwe nota en klikt in de onderste balk op de 3 verticale puntjes (“meer”). Kies voor “selectievakjes weergeven” en hopla, je kan beginnen afvinken.

Sommige lijstjes, zoals het verlanglijstje, worden pas echt leuk als je ze deelt met anderen. Klik onderaan op het mannetje (“bijdrager”), vul het mailadres in en sla op. Er verschijnt nu een icoon van de persoon die ook toegang heeft tot je lijstje.

Het werkt trouwens ook in de andere richting. Wedden dat jij verlanglijstjes van anderen ontvangt nadat je het jouwe gedeeld hebt? 😉

Je kan enkel via de app een audio-opname op je prikbord hangen. Geen tijd om je gedachten uit te typen? Keep is je dictafoon! Open de app, druk op de microfoon en spreek je bericht in. Keep genereert een audio-bericht en maakt een transcriptie van wat je zegt. Of probeert dat toch. “Ik ben kei goed bezig” werd softwarematig vertaald naar “Dit is een kei goed bezig”. Niet eens zo’n slechte vertaling, maar binnen 3 weken zal ik zeer dankbaar zijn dat er nog een audio-file in de nota steekt.

Nu je de app toch in handen hebt; kijk eens bij de mogelijke achtergrondkleuren. Je kan kiezen uit een aantal afbeeldingen, die niet via de website beschikbaar zijn (al worden ze in je uiteindelijke notitie wel getoond).

Ergens en boek gezien waarover je later nog wat wilt opzoeken? Je wandelt voorbij een restaurant waar je ooit wilt gaan eten? Je ziet een kledingstuk waarvan je denkt dat je het online goedkoper kan vinden? Open de app en neem een foto. Je brein kan het loslaten en jij kan rustig verder met je dag.

De tekennotities gebruik ik nooit. Ik heb een onleesbaar handschrift en tekenen kan ik al helemaal niet. Maar speciaal voor deze blog heb ik net een lief berichtje met dochterlief gedeeld.

Pro tips?

Allereerst de herinneringen. Je stelt deze per nota in en kan kiezen voor een herinnering in tijd (“morgen” of een concrete datum en uur) of een herinnering op locatie.

Een voorbeeld. Ik doe elke zaterdag boodschappen in Stabroek. Als ik daar dan toch ben, kan ik net zo goed even binnenspringen bij de boekhandel om een cadeau te kopen voor een vriendin. Ik maak een nota aan en zet via het klokje een herinnering in voor zaterdag. Klaar is kees. Op zaterdag, op het door mij gekozen uur, herinnert Keep me aan mijn taakje en dat cadeau komt in orde.

Een ander voorbeeld. In Ekeren kan je bij de bakker Turks brood kopen. Mijn goesting/honger is niet groot genoeg om er speciaal voor in de auto te springen, maar het is goed om weten voor “als ik eens in Ekeren ben”. En wanneer ben ik in Ekeren? Als ik naar de bibliotheek ga! Ik maak dus een notitie “Turks brood” en zet als trigger voor de herinnering het adres van de bibliotheek. Zodra ik daar in de buurt ben, trekt Keep aan mijn mouw. Heb ik geen zin om bij de bakker te stoppen of heeft hij zijn sluitingsdag? Dan stel ik de herinnering uit naar later.

Heb je een notitie die je dagelijks of meerdere keren per dag gebruikt? Zet ze dan vast door op het speldje te drukken. Je notitie staat nu altijd bovenaan. Want je hebt het ongetwijfeld al gemerkt; Keep ordent zelf je briefjes.

(Dit is misschien het moment om heel erg dapper te zijn en rechts bovenaan op “lijstweergave” te klikken. Doe maar, ik wacht even.)

Hoe vind je dan je weg in de wildgroei van post-its? Allereerst is er de zoekbalk bovenaan. Klik die aan en je kan beginnen filteren. Zoek je een lijstje? Wil je weten welke notities je met je huisgenoten hebt gedeeld? Je weet nog dat je iets hebt ingesproken, maar wat was dat ook alweer? De zoekbalk is je redding.

De aandachtige lezer heeft ondertussen gemerkt dat je ook kan filteren op kleuren. Ben je lekker consequent aangelegd, dan geef je alle notities die met jezelf te maken hebben een bepaalde kleur. Alles wat met de hobbies van de kinderen te maken heeft, krijgt een andere kleur en shoppinglijstjes zorgen voor een verdere aanvulling van de regenboog. Maar soms heb je notities die twee kleuren zouden kunnen hebben. En dan valt heel je kleurencode in het water. Ook werkt de kleurenfilter niet goed voor de post-its die je via de app een achtergrondafbeelding hebt gegeven ipv kleur. De jkleurenfilter laat ik dus aan mij voorbij gaan.

De labelfilter daarentegen… Om een label aan je notitie toe te voegen klik je op de 3 verticale puntjes (“meer”) en kies je voor “labels wijzigen”. En dan zet je je brein aan het werk. Want daar is het voor gemaakt. 1 notitie kan trouwens verschillende labels hebben. Laat jezelf dus volledig gaan. Ik werk met “persoonlijk”, “familie”, “werk”, “idee”, “blog”, “scouts”, “checken”, “gezondheid”,…

Zodra je labels hebt toegevoegd, verschijnen ze onderaan je notitie. Een overzicht van al je labels verschijnt links in beeld.

Teveel notities in beeld en last van visuele rommel? Notities die je maar af en toe nodig hebt als referentiebron (een handleiding of een adressenlijst) kan je archiveren. Druk in de balk onderaan op het mapje en je notitie vliegt naar het archief. Minder briefjes op de startscherm en met de zoekbalk of labelfilter vis je de info zo weer op.

Je kan natuurlijk ook notities verwijderen (druk hiervoor op de drie verticale puntjes). Te snel geweest? Binnen de 30 dagen vis je je post-it weer op uit de prullenbak. Daarna is het onherroepelijk te laat.

En nu is het aan jullie. Speel, probeer, creëer! Dé manier om Keep te gebruiken bestaat niet. Je zet het zelf naar je hand en vindt na wat experimenteren je draai wel. Vragen? Tips? Ervaringen? Laat hieronder een reactie achter!

E.

Inspirerende tekst? Delen maar!

2 Comments

Leave Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *