Gewoon E

Ik ben fan van inbox zero. Hoe minder mails ik in mijn mailbox aantref, hoe gelukkiger ik ben. Helaas lijkt het soms alsof de hele wereld op de loer ligt en aan het mailen slaat op het moment dat ik mijn mailbox afsluit. Gelukkig zijn er een aantal tips and tricks om inbox chaos snel weer om te toveren naar inbox zero.

Inbox zero: wat is dat

Inbox zero heeft eigenlijk 2 betekenissen:

The “Zero” in “Inbox Zero” doesn’t just refer to the number of emails in your inbox. It also refers to “the amount of time an employee’s brain is in his inbox,” according to the Inbox Zero Method’s creator, Merlin Mann.

Superhuman

Het draait hem dus niet enkel om die lege mailbox, maar ook om “zo weinig mogelijk met je mail bezig zijn”. En dat gaat dan weer over de combinatie van het behandelen van je mails én hoeveel ballen je tegelijkertijd in de lucht probeert te houden om toch maar niets te vergeten.

Hoor ik daar iemand zuchten dat zij/hij gewoon teveel mails krijgt? Goed zo; tijd om in de mailbox te duiken!

Aan de slag

Verzamel jij ook graag nieuwsbrieven? Naar aanleiding van Black Friday schreef ik er in december 2021 een blogje over. Bedrijven verdoezelen steeds beter dat je je bij de aankoop van een product inschrijft op hun nieuwsbrief. Of soms lijkt een nieuwsbrief je interessant, maar denk je daar na een paar edities anders over. Neem de tijd om je uit te schrijven! Wat voor zin heeft het om je elke week te ergeren aan een overbodige mail én die te moeten verwijderen. Onderneem actie. Nu!

Wees je ook steeds bewust van het vakje waarin jouw mailadres staat. Zie je jezelf bij “aan“, dan wordt er actie verwacht. Sta je “in cc” (carbon copy), dan is de mail informatief en wacht er niemand op je actie of reactie. Ik had vorige week het lef om anderhalf uur te vergaderen en mijn mailbox onbeheerd achter te laten. Achteraf bleek ik in een mailpingpong tussen onze externe IT-dienst en de softwareontwikkelaar verzeild te zijn geraakt. 18 mails! Maar ik stond in cc en dus kon ik alle berichten na een korte scan naar mijn archief slepen. Oef! Inbox zero was terug.

Mag ik je even met beide voeten op de grond zetten? Als je inbox op dit moment overstroomt, krijg je dat niet meteen rechtgetrokken. Het is gemakkelijker om een lege doos leeg te houden, dan een volle doos op te ruimen.

Goesting in een gewaagde oplossing? Dump je volledige inbox in een archief en wacht tot iemand je herinnert aan een openstaande mail. Laat al de rest voor wat het is. Speel je liever op veilig? Begin dan met het verwerken van de laatste mails volgens het systeem dat ik hieronder uitleg. De kans is groot dat je na een tijdje mails tegenkomt die te oud zijn om nog iets mee te doen. Sleep die naar een archief dat je achteraf nog kan raadplegen.

Ik ontving onlangs trouwens een out of office-bericht dat van enig lef getuigde. Het begon met het standaard “ik ben er niet, de mails die je in deze periode stuurt worden niet gelezen”. Om dan voort te gaan met “ook niet als ik terug ben uit verlof”. De boodschap was dat, indien ik mijn e-mail belangrijk vond, ik die zelf op een een bepaalde datum opnieuw moest versturen.

Nee, ik ben geen fan van het idee. Automatisch verstuurde mails gaan op die manier verloren. Grotere instanties hebben wel wat beters te doen dan lijstjes aanleggen van welke mails wanneer opnieuw verstuurd moeten worden.

Wat ik wél een goed idee vind, is collega’s en contacten duidelijk maken dat er no such thing is als een dringende mail. Dat is zoiets als een postduif lanceren in een zwart gat. Hoe kan je als zender zeker zijn dat de ontvanger 1) op het werk is en 2) op dat moment mails leest? (Want meldingen heb je natuurlijk al afgezet omdat die je onnodig storen.) Als het dringend is, neem je persoonlijk contact op. Ofwel door even langs te lopen, ofwel door te bellen. Simpel. (Nee, ook geen smsjes of WhatsAppjes.) Je kan achteraf nog altijd op mail zetten wat er besproken werd, zodat de situatie voor iedereen duidelijk is.

Ik verklapte een tijdje geleden al hoe ik omspring met mijn mailbox. Wie het miste, kan het hier nalezen. Eerst scan ik mijn agenda, dan mijn mailbox en daarna staat er focus-werk op de planning.

Hoe ik concreet aan de slag ga met het inbox zero-gedachtengoed lees je hieronder.

Dé hamvraag van mijn triage-systeem is: “Moet ik iets doen?“. Of beter gezegd: wordt er actie van mij verwacht? Op die vraag zijn maar 2 antwoorden mogelijk, namelijk “ja” of “nee”. Heb je zin om te reageren met “mwah, kweeni”, dan is de mail onduidelijk en moet hij terug naar afzender. Vraag waarom de mail naar jou werd gestuurd en wat de verwachtingen van de ander zijn.

(Ooit schrijf ik wel eens dé handleiding voor de perfecte mail. Op dit moment wijs ik je graag op het belang van een deftig onderwerp én duiding van de reden van de mail.)

Inbox zero: geen actie

Wanneer er geen actie wordt verwacht, bestaat de kans dat de mail weinig waarde heeft en rechtstreeks naar de prullenbak mag. Delete! Heb je het gevoel dat de mail ooit nog van pas kan/zal komen, sleep hem dan naar je archief, om daar als referentiemateriaal te blijven bestaan. De derde optie, die meer richting “er actief iets mee doen” gaat, is de inhoud in een read it later-app bewaren, zodat je op een later moment rustig kan bijlezen. Ik gebruik Pocket, maar er zijn ook andere spelers op de markt.

(Nog even over dat archief. 2 bedenkingen.

1. Zoekmachines zijn tegenwoordig krachtig genoeg om 1 specifieke mail terug te vinden in een heel erg grote vijver van digitale informatie. Zijn mappen dan nog nodig, of maak je het jezelf er enkel moeilijk mee? Zolang de mail over 1 individu gaat, is het duidelijk in welke persoonlijke map die mail hoort. Maar zodra er 3 verschillende namen verschijnen, moet je kopies maken en dat is een heel gedoe. Langs de andere kant zijn er steeds meer instanties die of enkel de initialen vermelden. Als je er aan denkt om de onderwerp-regel manueel aan te passen voor je archiveert, is er niets aan de hand. In het andere geval wordt het een soepje. Theorie en praktijk liggen soms ver uit elkaar.

2. Stop met het bewaren van grote bestanden in je mailarchief! Deel bestanden in plaats van ze door te mailen. Je mailarchief heeft immers ook zijn limieten.)

Inbox zero: wél actie

Wordt er wél actie van je verwacht, dan kan dat een (korte) reactie zijn, een afspraak die je in je agenda noteert of een taak die je toevoegt aan je takenlijst (of, zoals ik doe, inplan in mijn agenda). In alle scenario’s kan de mail meteen daarna naar het archief en is je inbox weer lekker leeg.

Heb jij soms ook het gevoel in een rondje pingpong terecht te komen tijdens je mailtijd? En is dat een probleem voor je? Neem dan ook de hoorn van de haak om je correspondent te bellen. E-zie!

En meer is er eigenlijk niet aan. Als je consequent dezelfde regels toepast, zie je als vanzelf je mailbox leger en leger worden (en blijven).

Nog een tip voor vakantiegangers: laat je out of office een dag vroeger beginnen en een dag later eindigen dan je eigen afwezigheid. Zo bouw je marge in, waarvoor je jezelf nog dankbaar zult zijn.

Hoe slaag jij er in om je mailbox leeg te houden? Of floreer jij net in een mailjungle? En wat met gedeelde mailboxen? Fijn samenwerken, of een bron van ergernis? Ik ben benieuwd!