Gewoon E

Belofte maakt schuld! Ik beloofde je vorige week een inkijk in mijn agenda en dat is dan ook precies wat ik in “Ik plan mijn planning” doe.

“Mijn agenda” zijn er eigenlijk 2

Ik gebruik 2 agenda’s. Allebei digitaal en allebei voor een ander levensdomein. Ik gebruik Google om mijn privéleven te plannen en Outlook om op het werk alles gestroomlijnd te krijgen.

Met “werk” bedoel ik mijn hoofdberoep. Alles wat ik in bijberoep onderneem komt in mijn privéagenda te staan. In diezelfde agenda blokkeer ik de dagen en uren waarop ik op het werk ben of thuis werk. Toen dochterlief nog thuis woonde, zette ik de locatie er expliciet bij. Tegenwoordig ben ik daar niet meer zo consequent in. Neem ik verlof op het werk, dan haal ik de werkblokken uit de privéplanning.

De heer des huizes, dochterlief en ik hebben geen gemeenschappelijke agenda. We delen wel onze agenda’s, zodat we toch een beetje een idee hebben wie er waar uithangt.

In mijn werkagenda komen geen privézaken te staan, tenzij ik afspraken heb aansluitend aan de werkdag (en dus zeker op tijd moet vertrekken).

Ik plan mijn planning, maar privé niet zo heel erg

Externe afspraken noteer ik vanzelfsprekend wél in mijn privéagenda, maar taken komen in Todoist. Pas de dag zelf of een dag op voorhand leg ik de definitieve puzzel. Dat kan omdat we geen rekening meer moeten houden met hobbies en schoolprojecten. Vroeger, niet eens zo lang geleden zelfs, kwamen er veel meer taken rechtstreeks in mijn persoonlijke agenda terecht.

Mijn werkplanning is een ander verhaal

Ik ben er vorige week los over gegaan en heb mijn opleidingskalender voor 2024 volledig gepland. Lees: ik weet nu al op welke dagen ik volgend kalenderjaar opleiding geef aan onze arbeiders. Ja, die planning loopt tot december. Dat is wel heel ver vooruitkijken. (Dat wil overigens niet zeggen dat ik mijn zomervakantie al gepland heb. Voor de zomermaanden is het eerder iets als “in deze 3 maanden geef ik 4 dagen opleiding”. Toch nog een beetje vaag dus.)

Was het leven maar zo simpel en lukte dat maar met alles… Ik heb een uitgebreid en afwisselend takenpakket en als je dat wilt combineren met werken op 3 vestigingen (en collega’s hebt die dat ook doen), dan kan je enkel proberen alles in evenwicht te houden. En het soms gewoon loslaten, omdat dat het gemakkelijkste is.

Ik plan mijn planning: haal je kleurtjes maar boven

Mijn agenda heeft wel wat van een kleurboek. Ik gebruik voor elk domein namelijk een vaste kleur:

• groen voor sollicitaties
• roze voor stagiairs
• oranje voor projectwerk
• bruin voor opleidingen
• geel voor het 1e en laatste uur van de week, waarin ik niets wil plannen

Misschien best nog even een stap terug. Ik werk 4/5e in loondienst, waarvan 3/5e sociale dienst (instroom en projecten) en 1/5e VTO. De verschillende kleuren maken snel duidelijk waar het zwaartepunt van die week ligt.

… en je kompas ook

Ik probeer 1 halve dag per week op de kinderboerderij te werken. De overige dagen spreid ik over de andere 2 locaties. Ervaring leert dat ik op voorhand best een spreidingsplan maak om het evenwicht te bewaren. Wanneer collega’s een overleg inplannen op een locatie waar ik oorspronkelijk niet zou zijn, verschuif ik binnen dezelfde week (als dat nog mogelijk is). Ik vermeld de geplande werklocaties in mijn agenda, als dagvullende activiteit. Dit zorgt ervoor dat collega’s me niet als vermist opgeven.

Het eigenlijke plannen

Een paar keer per jaar trek ik tijd uit om de langetermijnplanning in mijn agenda te zetten:

• ik blokkeer pauzes (kwartier voormiddag, half uur middagpauze, kwartier namiddag)
• ik maak naamloze items aan met de kleur waarvoor ik ze wil benutten. Deze items krijgen als status “voorlopig”. Mijn collega’s weten dat ze me op dat moment voor iets anders mogen inboeken. Opnieuw is het voor mij dan duidelijk welk soort taak er wegvalt of verschuift.

En dat geeft dan ongeveer dit:

Weinig projectwerk dit najaar omdat ik 2 opleidingsdagen per week heb. Tijdens de zomermaanden was er dan weer wel veel ruimte om oranje blokken in te plannen.

Blijft die planning zo? Gegarandeerd niet. Maar er zijn nog genoeg witte vlakken om de bestaande blokken te kunnen verschuiven.

Nog een paar dingen waarmee ik rekening houd

• Ik start mijn dag liever met focuswerk dan met gesprekken met externen. Daarom begin ik ook graag vroeg aan mijn dagtaak. Het is dan nog heerlijk rustig op het werk.
• Als het even kan maximaal 3 sollicitanten op een dag. Liever 2 eigenlijk (dus 1 theoretische groene blokken).

Te ingewikkeld? Of toch een beetje inspirerend? Laat het gerust weten als he hierover nog vragen hebt!

Meer lezen?

• “Een agendaplanning op maat“, de blog van vorige week.
• “Just Todoist“, waarin ik je uitgebreid vertel hoe je deze takenlijst werkt. Er zijn trouwens nieuwe features onderweg, dus ik wacht nog even met de update van dit artikel.