Gewoon E

Als er 1 ding is wat ik doorheen heel wat opleidingen en kilo’s literatuur heb geleerd, dan is het dat er geen standaard recept bestaat als het er op aan komt je leven onder controle te krijgen. Wat voor de ene werkt, is niet noodzakelijk de ander z’n ding. En wat op het ene moment een geslaagde manier van werken is, is dat 2 maanden later misschien niet meer. “Een agendaplanning op maat” is een blog voor iedereen die wel eens vastloopt als het op agendabeheer aankomt. Het wordt een tweeluik; deze week schotel ik je tips & tricks voor. Volgende week haal ik mijn eigen agenda boven en vertel ik je hoe mijn ideale planning er uit ziet. (En of die al ooit realiteit is geworden.)

Eerst nog even dit

Toen ik brainstormde over “Een agendaplanning op maat”, stelde ik (opnieuw) vast dat ik op het werk anders omga met mijn agenda dan privé. In beide agenda’s noteer ik afspraken met anderen, maar op het werk plan ik taken die langer dan een half uur duren mee in in mijn agenda. Privé gebruik ik daarvoor een takenlijst. Ik vind deze manier van werken perfect. Pin je dus niet vast op “1 methode voor alles”.

Een agendaplanning op maat in enkele stappen

Stap 1: leg eerst de grote blokken vast

Je zag de filmpjes ongetwijfeld al op sociale media. De uitgangssituatie is een glazen pot, waarin grote keien, kiezels en zand moeten worden gestopt. Wie eerst al het zand in de pot kiepert, is er meteen aan voor de moeite. Een betere werkwijze is om met de grote keien te beginnen, daarna de kiezels in de pot te leggen en daarover het zand te gieten. Dat kan immers in alle tussenruimtes, waardoor de pot mooi gevuld raakt.

Zo is het ook met je agendaplanning. Grote keien, dat zijn vakantiedagen. Of opleidingen die je wilt volgen. Grote keien zijn ook (hele of halve) dagen waarop je ongestoord aan een project wilt werken. Ben je ’s ochtends op je best? Plan deze blokken dan in de voormiddag in. Kiezels zijn afspraken, taken en vergaderingen die 1 à 2 uren duren. Het zand tenslotte, zijn zaken die gedaan moeten worden, maar gemakkelijk kunnen verschuiven in de planning. Door al deze elementen te combineren, maak je een agendaplanning op maat.

Stap 2: zorg voor zuurstof in je agenda

Je kunt je (werk)dag nokvol plannen. Dat oogt lekker productief. En dan sta je in de file, werkt je laptop niet mee, wordt een afspraak verzet of komt er een extra taak bovenop.

Ik krijg al stress door deze zin te typen. Stel je voor dat het ook echt zou gebeuren. Ah wacht, dat is zowat een standaard dag… Zorg dus voor ademruimte!

Overplan niet:

• houd er rekening mee dat afspraken uitlopen
• weet dat verplaatsingen tijd kosten
• blokkeer elke week voldoende tijd om achterstand bij te benen of onverwachte taken uit te voeren

Stap 3: bewaak je agenda

Een tijdje geleden vertelde iemand me: “Dat agendaplannen is allemaal niets, maar zodra er andere partijen mee gemoeid zijn, draait alles in de soep.”. Om er nog aan toe te voegen dat ze voor het leeuwendeel van haar dagtaak collega’s en externen nodig heeft.

“Ja” zeggen is op korte termijn vaak zoveel gemakkelijker dan “nee”. Maar op langere termijn maken we het onszelf vaak moeilijk. Door te weinig “nee” te zeggen raken agenda’s overvol en – erger nog – barsten ze van de taken die niet tot je pakket behoren of waar je geen zin in hebt.

… Sta eerst even stil

Zeg je ook vaak reflexmatig “ja”, om achteraf te bedenken dat je dat beter niet had gedaan? Leer jezelf dan om tijd te kopen. Gebruik zinnen als: “Daar moet ik even in alle rust over nadenken. Ik kom er later op terug.”. Parkeer de vraag in je takenlijst en kom er ook effectief op terug.

De hamvraag, wanneer iemand beroep op je wil doen, is: “Moet ik dit nu doen?”.

Je kunt deze eenvoudige vraag op 5 verschillende manieren lezen, door telkens de klemtoon op het volgende woord te leggen. Hierdoor stel je jezelf een ander soort vraag en wordt veel duidelijk over de prioriteit van de zaak.

• MOET: Is het absoluut noodzakelijk om in actie te schieten of zou het fijn zijn als er actie werd ondernomen?
• IK: Ben jij de persoon die het best geplaatst is om actie te ondernemen? Behoort dit tot jouw takenpakket? Hebben anderen meer expertise? Kan je delegeren? (“Ik zal het wel zelf doen, dan is het zeker in orde” is hier een slechte raadgever!)
• DIT: Is de voorgestelde actie de beste actie? Is mailen de beste optie of zal je toch maar bellen? Loop je naar de winkel voor nieuwe schoenen of heb je enkel nieuwe veters en een poetsbeurt nodig?
• NU: Hoe dringend is de zaak? Kan het wachten? Probeer hier het objectieve element en jouw subjectieve gevoel uit elkaar te houden. Zo bedacht ik me vorige week dat ik dringend moest uitkijken naar winterschoenen. Maar ik had al een onverwachte grote uitgave en eigenlijk heb ik nog wel tussenseizoensschoenen en dikke sokken. Zo dringend is het probleem dus niet.
• DOEN: Wordt er eigenlijk actie van je verwacht? Je staat immers in cc in een mail of voorziet dat non-actie ook een optie is.

… En leer “nee” zeggen

Afhankelijk van het antwoord op de “Moet ik dit nu doen?”-vraag helpen volgende zinnen je op weg:

• “Ik heb het gevoel dat X hiervoor beter geplaatst is.”
• “Bedankt om aan mij te denken. Helaas heb ik hiervoor op dit moment geen tijd. Kan dit wachten tot…?”
• “Kunnen we deze taak samen afhandelen? Ik doe dan X en jij Y.”
• “Ik heb vragen bij deze taak. Kan je nog wat verduidelijken voor ik je vraag verder bekijk?”

Loop niet in de val om je te excuseren of ellenlange opsommingen te maken waarom je een taak niet wilt of kunt uitvoeren. Vooral in het begin van je “nee-proces” ben je hiertoe geneigd. Mensen zijn niet gewoon om een “nee” van je te krijgen en je voelt de nood om jezelf te rechtvaardigen. Dit is nergens voor nodig. In het begin is het voor de andere(n) misschien even schrikken, die nieuwe stijl. Maar doordat je beter je grenzen afbakent krijg je meer plek in je agenda voor de taken die je wil wilt en kunt doen. Hierdoor ben je op termijn zelfs meer beschikbaar voor dit soort zaken.

“Een agendaplanning op maat”: zeg jij gemakkelijk “nee” als iets niet uitkomt? Of toch maar “ja”, om je er daarna met een smoesje (en een erg ongemakkelijk gevoel) vanaf te maken? Laat het weten in een reactie hieronder!

Wil je meer lezen van Gewoon E?

• “Een to do lijst die werkt, ook voor jou”. Wat is een to do lijst? Wat hoort er wél in zo’n lijst en wat net niet? Hoe verwoord je je taken? Dat lees je allemaal in deze blog.
• “Just Todoist“, waarin ik je uitgebreid vertel hoe je deze takenlijst werkt. Sinds het verschijnen van de blog werd Todoist nog beter. Ik moet dus dringend werk maken van een update. (Ik zet het op mijn takenlijst.)
• “Actie – JOT!”. Zet jezelf in gang door Just One Thing te doen. Inspirerende lectuur!
• “Inbox zero”. Leve de lege mailbox!