7 productiviteitsregels die ik aan mijn laars lap

Boeken over productiviteit, tijds- of energiemanagement? Ik lees ze graag. Maar ik volg ze zeker niet blindelings. In tegendeel. Er zijn zeker 7 productiviteitsregels die ik aan mijn laars lap. Want ik weet wel beter. Nah!

Ik ben, zoals dat in schoon Vlaamsch heet, een kenniswerker. Een bureaubeest dat zich tot een propje ellende ontwikkelt wanneer de stroom uitvalt en/of het internet niet meewerkt. Ik ben fan van containerbegrippen als “productiviteit“, “efficiëntie”, “visie” en “structuur” en heb het iets moeilijker met ongeplande of structurele chaos, onverwachte stoorzenders en algehele vaagheid. Maar toch was het niet moeilijk een lijstje te maken met daarop 7 productiviteitsregels die ik aan mijn laars lap. Lees vooral verder!

7 productiviteitsregels die ik aan mijn laars lap: een lege kantoorruimte

Regel 1: begin je dag NIET met het checken van je e-mail

Ik doe dat wel. ’t Is te zeggen: Outlook start standaard op in agendaweergave (ja, je kan dat aanpassen), maar nadat ik mijn dag snel heb overlopen, switch ik toch naar mijn inbox. Want ik leef niet op een eiland. En ik ben een deeltijdser. Ik werk op maandag, dinsdag en donderdag in loondienst, maar de rest van de wereld draait op mijn vrije dagen gewoon door. Afspraken worden afgezegd, vergaderingen op een nieuw moment ingeroosterd, extra info doorgemaild. Ik zou wel gek zijn om zonder mijn inbox te checken aan focustaken te beginnen.

Regel 2: je bent productiever met de 2-minuten-regel

David Allen verkondigde in Getting Things Done (overigens een schitterend boek) dat je elke taak die je binnen de 2 minuten kan doen, ook meteen moet doen. Leuk idee, maar laten we dan vooral alle notificaties afzetten. Anders fladder je de hele dag rond, zonder aan grote taken toe te komen.

Die mailbox ’s ochtends? Ik scan mijn mails. Onzin gaat er ogenblikkelijk uit, andere mails krijgen een kleurtje afhankelijk van de categorie waartoe ze behoren. Antwoorden doe ik niet. Ook al zou dat telkens minder dan 2 minuten in beslag nemen. Want na een paar werkvrije dagen kan ik me een hele voormiddag met mijn mailbox amuseren. Doe ik dus niet. Scan agenda, scan mailbox, check wijzigingen, aan het werk!

Regel 3: plan je agenda efficiënt

Meestal wordt er dan bedoeld: prop zoveel mogelijk in je dag. Taken die langer dan een half uur duren zijn een agenda-item, andere taken noteer je elders. Opnieuw: ik leef niet op een eiland. Vergaderingen lopen uit, sollicitanten missen hun bus, er gebeuren zaken op de werkvloer,… Ik probeer genoeg marge in mijn agenda in te plannen om die dingen er bij te nemen. Tijd over? Dan schuif ik zaken naar voor. Tijd te kort? Da’s vloeken. Micromanagement, waarbij je op voorhand je hele planning nokvol steekt; ik begin er niet aan. Ook al oogt zo’n volle agenda wel mooi.

Regel 4: doe het moeilijkste werk/je focuswerk eerst

In een ideale wereld, graag. Nadat die mailbox bekeken is. Maar soms ligt er zoveel ander werk dat ik er onrustig van word en er van dat focuswerk sowieso niets in huis zou komen. Dan gooi ik mijn agenda met plezier even om. Kwestie van toch iets gedaan te krijgen die dag.

7 productiviteitsregels die ik aan mijn laars lap: iemand zit met een koptelefoon op te werke

Regel 5: multitasken is slecht

Het hangt er maar vanaf wat je probeert te combineren. 2 activiteiten die veel hersenactiviteit vragen is inderdaad geen geslaagde match, maar je klassement uitmesten terwijl je heel-erg-lang-in-wacht-hangt valt misschien wel te proberen.

Regel 6: je tijd is beperkt, dus gebruik elke seconde productief

Hoe definieer je “productief”? Ook op drukke dagen neem ik pauze en strek ik mijn benen tijdens een wandeling. Net door die mentale rustpauze kan ik daarna met vernieuwde energie (en soms zelfs nieuwe inzichten) verder. Dat doe ik trouwens ook als ik ergens op vastloop. Even “niksen” of iets anders doen kan heel productief werken.